1. Finalidad
La finalidad de la presente política (“Política”) es recoger los principios generales que inspiran el sistema interno de información (“SII”) implementado por SMC España, S.A.U. (la “Sociedad”), de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (“Ley 2/2023” o “Ley de Protección del Informante”).
En línea con la ética empresarial de la Sociedad, el SII tiene un doble objetivo: por un lado, proteger a las personas que informen sobre los incumplimientos incluidos en su ámbito de aplicación, y, por otro, fortalecer y fomentar la cultura de la información y comunicación como mecanismo para prevenir y detectar conductas irregulares, y reaccionar frente a ellas.
2. Alcance
A los efectos de esta Política, se consideran incumplimientos las acciones u omisiones recogidas en el artículo 2 de la Ley de Protección del Informante, así como el incumplimiento de cualesquiera otras medidas implementadas para la prevención de cualquier actuación contraria a la ley.
Por tanto, en relación con las materias a reportar, este alcance afecta a cualquier incumplimiento con carácter general relacionado con la Sociedad. En todo caso, las comunicaciones o informaciones fuera del ámbito material de aplicación establecido en el artículo 2 de la Ley de Protección del Informante y sus remitentes quedarán fuera del ámbito de protección específico dispensado por dicha Ley.
Podrá informarse, igualmente, de los incumplimientos referidos cuando puedan haberse cometido por terceros ajenos a la Sociedad, siempre y cuando estos participen en el ejercicio de las actividades sociales y por cuenta de esta.
Esta Política resulta de aplicación a los informantes, esto es, a toda aquella persona física que realice una comunicación sobre posibles acciones u omisiones recogidas en el artículo 2 de la Ley de Protección del Informante en un contexto laboral o profesional en los términos previstos en los apartados 1 y 2 del artículo 3 de dicha Ley.
3. El SII
El SII se compone principalmente de los canales internos habilitados para la recepción de las comunicaciones relativas a incumplimientos, del Responsable del SII y del procedimiento que deberá seguirse para la tramitación de las referidas comunicaciones denominado “Procedimiento para la gestión de las informaciones recibidas en el Sistema Interno de Información” (“Procedimiento del SII”).
3.1. Principios generales y garantías
Todas las actuaciones desarrolladas en el marco del SII se realizarán de forma segura, conforme a criterios de proporcionalidad y objetividad, con el máximo respeto a la legalidad vigente y reconociéndose los derechos que asisten a todas las partes intervinientes.
En todo caso, se garantizará la confidencialidad y los derechos a la intimidad, a la privacidad, al honor, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas involucradas en el proceso de investigación iniciado como consecuencia de la recepción de una comunicación realizada a través del SII de la Sociedad.
Las comunicaciones podrán realizarse por escrito o verbalmente a través de la celebración de la correspondiente reunión y podrán ser anónimas.
La identidad del informante, en caso de ser conocida solo podrá ser comunicada, además de a los terceros indicados en la política de privacidad, a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad Administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, previo traslado al informante, siempre que dicha circunstancia no comprometa la investigación o el procedimiento judicial en curso.
Las actuaciones dirigidas a la comprobación y esclarecimiento de los hechos recogidos en las comunicaciones recibidas deberán llevarse a cabo observando todas las garantías expresamente previstas en el Procedimiento del SII para las personas intervinientes.
En el caso de la persona afectada por la comunicación, se reconoce su derecho a ser informada de los hechos que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento.
Las actuaciones de investigación deberán desarrollarse con la mayor diligencia, agilidad y efectividad posibles, en atención a la complejidad de los hechos, atendiendo, en todo caso, a los plazos establecidos en el Procedimiento del SII. En todo caso, respecto a las posibles infracciones laborales cometidas por los trabajadores, el plazo de prescripción previsto legal y/o convencionalmente no se iniciará hasta que se tenga un conocimiento completo y cabal de lo sucedido y las actuaciones de investigación que se desarrollen interrumpirán cualquier plazo de prescripción que pueda haberse iniciado.
3.2. Canales de información
El SII es un sistema complejo que incluye, entre sus componentes, los canales internos habilitados para informar de posibles incumplimientos.
El SII deberá utilizarse como cauce preferente para la comunicación de incumplimientos a través del canal interno habilitado al efecto, el Canal Ético, dado que la actuación diligente y eficaz por parte de la Sociedad podría llegar a limitar el perjuicio ocasionado por las actuaciones investigadas.
Este canal interno está diseñado de forma segura para garantizar la confidencialidad de la identidad del informante, de la persona afectada, y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como la protección de datos de carácter personal, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
Sin perjuicio del cauce preferente de este canal interno, para la comunicación de los posibles incumplimientos recogidos en la Ley de Protección del Informante, los informantes podrán, asimismo, acceder a los canales establecidos por las Administraciones Públicas a estos efectos (“canales externos”), bien directamente, bien previa comunicación a través del referido canal interno.
Los canales externos para la comunicación de incumplimientos serán incluidos en esta Política y debidamente comunicados a los potenciales informantes una vez sean habilitados, estando actualmente en funcionamiento provisional el siguiente:
- Para incumplimientos en relación con conductas prohibidas por la Ley 15/2007, de 3 de julio, de Defensa de la Competencia (LDC) y/o por los artículos 101 y 102 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea: https://sede.cnmc.gob.es/tramites/competencia/denuncia-de-conducta-prohibida
3.3. Responsable del SII
El Consejo de Administración de la Sociedad es el responsable de la implantación del SII y designa como responsable de su gestión a don Gorka Landa Ruiz de Arcaute (“Responsable del SII”).
La designación del Responsable del SII se notificará a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
En el caso de que la comunicación de potenciales incumplimientos afecte al Responsable del SII, se tomarán las medidas necesarias para mantener la suficiente independencia apartando al Responsable del SII de cualquier función relacionada con la comunicación en cuestión.
El Responsable del SII asumirá diligentemente, y en ausencia de conflicto de interés, la gestión de las informaciones recibidas a través del canal establecido, asegurando la adecuada aplicación del Procedimiento del SII, sin perjuicio de la posible externalización de la recepción de informaciones.
El Responsable del SII mantendrá, asimismo, un libro-registro de las informaciones y comunicaciones recibidas y de los expedientes de investigación (“Expedientes de Investigación”) a que hayan dado lugar, garantizando la confidencialidad de dicha información y el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
El Responsable del SII cuenta con los medios materiales y personales necesarios para el correcto desarrollo de sus funciones, las cuales realiza de forma autónoma e independiente respecto del resto de órganos de la Sociedad, debiendo regirse su actuación por los principios generales recogidos en esta Política.
3.4. Procedimiento
El Procedimiento del SII regula la gestión y tramitación de las comunicaciones recibidas a través del SII de la Sociedad.
El conjunto de actuaciones llevadas a cabo para la comprobación y esclarecimiento de los hechos a lo que se refieran las comunicaciones recibidas a través de los canales internos habilitados por la Sociedad en el marco del SII conformarán el Expediente de Investigación, cuyas fases se regulan en el Procedimiento del SII.
En el caso de que los hechos objeto de la información pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, deberá ponerse en conocimiento del Ministerio Fiscal o la Fiscalía Europea, según proceda, aplicando en todo caso lo dispuesto en el “Protocolo especial de investigaciones internas relativas a posibles delitos de la persona jurídica” de la Sociedad.
4. Protección del informante
4.1. Condiciones para la protección
Los informantes deberán actuar de buena fe. Las comunicaciones se realizarán observando los criterios de veracidad y proporcionalidad y se referirán únicamente a hechos que tengan alguna relación con la Sociedad. Las comunicaciones o informaciones manipuladas, falsas o que respondan a motivaciones que el Derecho no puede amparar podrán dar lugar a la aplicación del régimen disciplinario en vigor, así como la adopción de las acciones legales correspondientes para la reclamación de los daños y perjuicios que hayan podido generarse.
Además de los informantes a los que se refieren los apartados 1 y 2 del artículo 3 de la Ley de Protección del Informante, las medidas de protección previstas en el Título VII de dicha Ley y esta Política se extenderán, asimismo, a las personas físicas y jurídicas relacionadas con el informante en los términos y alcance previstos en los apartados 3 y 4 del referido artículo 3.
Todos ellos tendrán derecho a la protección prevista en este apartado 4 siempre que concurran las circunstancias siguientes:
- Tengan motivos razonables para pensar que la información prevista en este apartado es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la Ley de Protección del Informante.
- La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la Ley de Protección del Informante.
Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en este apartado aquellas personas que comuniquen o revelen informaciones inadmitidas conforme a lo establecido en el Procedimiento del SII, las vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación, aquellas completamente disponibles para el público o meros rumores, y las que se refieran a acciones u omisiones fuera del ámbito material de aplicación establecido en el artículo 2 de la Ley de Protección del Informante.
4.2. Prohibición de represalias
La Sociedad no adoptará (y velará porque sus profesionales tampoco adopten) ninguna forma de represalia, directa o indirecta, incluyendo las amenazas o tentativas de represalias, contra cualquier persona que hubiera comunicado de buena fe, a través del SII o por cualquier otro medio, conforme a lo previsto en la presente Política y la normativa aplicable, un incumplimiento.
A los efectos de esta Política, se entiende por represalia cualquier acto u omisión prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a la persona que lo sufre en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informante, o por haber realizado una revelación pública.
4.3. Medidas de apoyo y de protección
Asimismo, la Ley de Protección del Informante prevé una serie de medidas de apoyo y protección al informante que comunique las acciones u omisiones recogidas en su artículo 2. Estas medidas que, en su caso, facilitaría la Autoridad Independiente de Protección del Informante u otra autoridad u órgano competente, se concretan en las siguientes:
- Medidas de apoyo:
- Información y asesoramiento completos, independientes y gratuitos, sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada.
- Asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias, incluida la certificación de que pueden acogerse a protección al amparo de la Ley de Protección del Informante.
- Asistencia jurídica en los procesos penales y en los procesos civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria.
- Apoyo financiero y psicológico, de forma excepcional, si así lo decidiese la Autoridad Independiente de Protección del Informante tras la valoración de las circunstancias derivadas de la presentación de la comunicación.
- Medidas de protección
- No se considerará que el informante ha infringido ninguna restricción de revelación de información, y no incurrirá en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación o revelación pública, siempre que tuviera motivos razonables para pensar que la comunicación era necesaria para revelar un incumplimiento, de conformidad con la definición incluida en la Ley de Protección del Informante. Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.
- El informante no incurrirá en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información comunicada, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.
- En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad relativos a los perjuicios sufridos por el informante, una vez que haya demostrado razonablemente que ha realizado una comunicación y que ha sufrido un perjuicio, se presumirá que el perjuicio se produjo como represalia por informar. En tales casos, corresponderá a la persona que haya tomado la medida perjudicial probar que esa medida se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación.
- En los procesos judiciales, incluidos los relativos a difamación, violación de derechos de autor, vulneración de secreto, infracción de las normas de protección de datos, revelación de secretos empresariales, o a solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral o estatutario, el informante y aquellas personas a las que legalmente se extienda la protección al informante, no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo. El informante y aquellas personas a las que legalmente se extienda la protección al informante tendrán derecho a alegar en su descargo y en el marco de los referidos procesos judiciales, el haber comunicado, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación era necesaria para poner de manifiesto una infracción en virtud de la Ley de Protección del Informante.
5. Publicidad
El Responsable del SII se asegurará de proporcionar de manera clara y fácilmente accesible la información necesaria y adecuada para que los informantes puedan hacer uso del SII y el correspondiente canal interno de la Sociedad.
Toda la información sobre el uso del SII y el correspondiente canal interno establecido por la Sociedad, así como sobre los principios esenciales del SII puede ser consultada en la página web de la Sociedad a través de la siguiente dirección https://www.smc.eu/es-es y https://www.smctraining.com/es/ .
6. Protección de datos personales
Conforme a lo interpretado por la Agencia Española de Protección de Datos en su Informe Jurídico del 13 de junio de 2023 (ref. 0054/2023) respecto del artículo 5.1 de la Ley de Protección del Informante, el responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través del SII es la Sociedad.
Los tratamientos de datos personales que se realicen en el marco del SII se realizarán en pleno cumplimiento de los principios generales y obligaciones establecidas en la normativa de protección de datos personales y en la Ley de Protección del Informante.
Los datos que se recaben en el SII serán tratados por la Sociedad actuando como responsable del tratamiento. Se suscribirán con terceros los acuerdos de encargado del tratamiento que, en su caso, correspondan, de acuerdo con lo establecido en la normativa de protección de datos.
7. Entrada en vigor
Esta Política entrará en vigor el 29 de octubre de 2024.
