La presente política de tratamiento de datos personales regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza SMC COLOMBIA SAS, atendiendo a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a sus decretos reglamentarios, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
SMC COLOMBIA S.A.S Establece los lineamientos y directrices de seguridad y privacidad para el tratamiento de datos , personales suministrado por clientes, proveedores, empleados, entidades contratantes, contratistas, y demás personas y empresas que de una u otra forma suministran datos personales.
1. Alcance
Esta política de Protección de Datos Personales se aplicara a todas las bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de tratamiento por parte de SMC COLOMBIA S.A.S
2. Identificación del Responsable de Tratamiento de Datos Personales
- Razón social : SMC COLOMBIA SAS
- Domicilio : Tocancipá, Cundinamarca, Colombia
- Dirección : Parque Industrial Gran Sabana Lote M Bodega 24
- Email : lucy.quintero@smc.com.co
- Teléfono : 7455002 - 7455003
3. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta política.
3.1. Tratamiento de datos personales de naturaleza pública y privada.
SMC COLOMBIA SAS accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como nombres, numero de cedula, dirección electrónica, teléfonos fijos y celulares, dirección de notificación, datos financieros, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:
3.1.1. Finalidades para el tratamiento de datos de clientes y proveedores
- Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;
- Controlar el acceso a las oficinas de SMC COLOMBIA SAS y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
- Para cumplir las obligaciones contraídas por SMC COLOMBIA SAS con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos;
- Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por SMC COLOMBIA SAS;
- Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece SMC COLOMBIA SAS y sus compañías vinculadas;
- Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;
- Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
- Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;
- Capacitar en aspectos básicos de gestión técnica de los productos ofrecidos por SMC COLOMBIA SAS y sus casas matrices a nivel mundial;
- Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de SMC COLOMBIA SAS, incluyendo descargas de contenidos, fotografías, condiciones técnicas y demás formatos.
3.1.2. Finalidad para el tratamiento de datos de empleados.
- Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del Empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, afiliaciones a los sistemas de seguridad social, caja de compensación familiar, reportes a la DIAN, UGPP, de acuerdo a las normas que así lo determinan.
- Llevar controles estadísticos de fechas de ingreso, fechas de nacimiento, numero de hijos, datos de los hijos, estados civiles, y demás necesarios para los programas de bienestar.
- Analizar los niveles de riesgo de cada trabajador y su familia para determinar la necesidad de contratar seguros de vida o cualquier otra prestación que se pueda derivar de EL EMPLEADOR.
- Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
- Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST y conservar los documentos indicados en el articulo 1072 de 2015.
- Permitir crear programas de capacitación que logren desarrollo de habilidades nuevos conocimientos y destrezas que garanticen un trabajador calificado.
- Evaluar el desempeño laboral del trabajador
- Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios y laborales.
- Almacenar la información del trabajador y su familia en los sistemas de nomina y recursos humanos que posee SMC Colombia SAS, para nomina y demás que así lo requieran.
- Usar información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral del Trabajador con el Empleador.
- Recopilación de datos con fines estadísticos que permitan diseñar programas de cubrimientos de programas institucionales a la familia,
- Reportar datos al sistema de salud, pensión, Arl, Cajas de Compensación, con el fin de que apliquen a los beneficios respectivos.
- Demas reportes que por ley se soliciten.
3.1.3. Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores.
- Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
- Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores con cualquier información de la que SMC COLOMBIA SAS legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
- Comunicación, consolidación, organización actualización, control y acreditación, aseguramiento, estadísticas, reportes, interacción, informaciones y actividades en la cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas.
3.2. Tratamiento de datos sensibles
SMC COLOMBIA SAS, podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus empleados tales como videos, fotografías y huellas dactilares. Asimismo SMC COLOMBIA obtiene información sobre el estado de salud de sus empleados y contratistas, en cumplimiento de obligaciones legales sobre salud ocupacional. Para estos efectos, SMC COLOMBIA dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo los siguientes:
a) Obtener autorización explicita del titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal: i) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. ii) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legitimas y con las debidas garantías de una organización sin animo de lucro cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas qujen mantengan contacto, iii) en el ejercicio de algún proceso judicial, iv) el tratamiento tenga una finalidad histórica, o en ejercicio de alguna situación de riesgo para la salud de todos.
En casos en que SMC COLOMBIA tenga acceso a datos sensibles, el tratamiento de los mismos se realizara con las siguientes finalidades:
3.2.1. Datos relativos al estado de salud e historia clínica de candidatos y trabajadores :
- Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones o sitios de trabajo.
- Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.
- Validar el cumplimiento de requisitos legales, y de los cargos desempeñados por cada uno de los trabajadores.
3.2.2. Datos biométricos (huellas y fotografías) de trabajadores:
- Identificar el personal que accede a las instalaciones
- Control de seguridad y de acceso a personal autorizado.
- Cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la relación laboral, tales como, realizar todos los tramites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
3.3. Video vigilancia
SMC DE COLOMBIA SAS utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas.
La información recolectada se utilizara para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones de la empresa. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. SMC implementara autorizaciones para la obtención de esta información que cumpla con las normas que regulan el acceso a datos sensibles.
3.4. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
SMC COLOMBIA SAS, podrá tratar datos de los hijos de candidatos o empleados que sean menores de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o personas facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Por esta razón, las finalidades que tiene la recolección de estos datos son:
- Identificación de los hijos de un candidato en las visitas y entrevistas que realicen en el domicilio del candidato.
- Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral tales como realizar los tramites de afiliación de beneficiarios a EPS, Caja de Compensación y demás entidades.
- Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que se programen para los hijos.
- Actividades de bienestar y recreación para la familia.
4. Transferencia y transmisiones de datos personales.
SMC DE COLOMBIA transfiere datos de sus clientes y colaboradores a casa matriz, aliados internacionales y miembros de su grupo empresarial localizados en Japón, Europa o a cualquier país donde tenga operación, dentro del desarrollo de sus negocios, venta y atención comercial.
Asi mismo, SMC DE COLOMBIA SAS realiza transmisiones de datos personales de sus clientes y colaboradores a su casa matriz en japón. Cuenta con servicios de cloud para el almacenamiento de esta información, cuyos servidores están localizados fuera del país, para lo cual ha implementado las autorizaciones y contratos de transmisión necesarios para dicho fin.
5. Definiciones
Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.
Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento. Para SMC COLOMBIA S.A.S.
Dato Personal. Para SMC COLOMBIA S.A.S. el dato personal es información que identifica o puede hacer identificable un individuo. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal público. Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
Dato personal privado. Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público general.
Dato sensible. Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sindicales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los relativos a salud, vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano etc.
Principios para el tratamiento de datos personales
SMC COLOMBIA S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
Acceso y circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos recolectados y administrados por SMC COLOMBIA S.A.S. en calidad de responsable, son usados para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como el fortalecimiento de sus relaciones con clientes proveedores, funcionarios, contratistas y demás terceros. Para esto recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales, correspondientes a personas naturales con quienes ha tenido relación como, clientes, funcionarios, proveedores, accionistas, sin que este tipo de enumeración signifique limitación a cualquier tercero que tenga algún tipo de relación con SMC COLOMBIA S.A.S.
Confidencialidad. Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
Los principios de seguridad, comprenden las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales recolectados.
- Principio de acceso y circulación restringida.
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política, de la Ley, y la Constitución.
- Principio de Confidencialidad
SMC COLOMBIA S.A.S. garantizara la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones y desarrollo del objeto social.
El tratamiento de los datos personales es una actividad reglamentada por la Ley 1581 de 2012 y Decreto reglamentario 1377 de 2013, cuya finalidad es legitimada por las mismas normas en concordancia con la constitución política nacional, Código de comercio y demás normas.
Los datos personales son objeto de Tratamiento por parte de SMC COLOMBIA S.A.S. con las finalidades descritas anteriormente .
6.Derechos de los Titulares de los Datos personales
Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de SMC COLOMBIA S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
6.1. Conocer los datos personales sobre los cuales SMC COLOMBIA S.A.S. está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SMC COLOMBIA S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales.
6.3. Ser informado por SMC COLOMBIA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que está dando a sus datos personales.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos personales.
6.5. Solicitar a SMC COLOMBIA S.A.S, .la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, mediante correo electrónico, No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y SMC COLOMBIA S.A.S, en virtud de los cuales fueron recolectados sus datos.
6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
7. Área responsable de Implementación y Observancia de esta política
SMC COLOMBIA S.A.S. designa como responsable del tratamiento de datos personales a su representante legal, como la persona que recibirá, procesará y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las harán llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
En el evento que usted considere que SMC COLOMBIA S.A.S. dio uso contrario al autorizado o contrario a las normas vigentes, podrá contactarnos a través de comunicación dirigida a Lucy Stella Quintero Sandoval y/o Rodrigo Muñoz Martinez.
8. Autorización
SMC COLOMBIA S.A.S., debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.
8.1. Autorización previa quiere decir, que el consentimiento debe ser otorgado por el titular de los datos personales, en el momento de recolección de datos personales.
8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas.
Esta manifestación se puede hacer por uno de los siguientes mecanismos que utiliza SMC COLOMBIA S.A.S. para recolectar datos:
a) De forma oral, mediante una entrevista personal, recolección de datos en lugar público, o mediante sistema telefónico.
b) Mediante suministro voluntario de datos por intermedio de la página de internet, al aceptar términos y condiciones.
c) Mediante firma de documento de aceptación escrita. d) Mediante cualquier otra conducta inequívoca que permita concluir que otorgó su autorización, donde acepte términos y condiciones del uso de datos.
9. Información obtenida en sitio Web.
Cuando se acceda o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de SMC COLOMBIA S.A.S, esta podrá recopilar información de forma pasiva a través de tecnologías de información como cookies, redes sociales y otras a través de las cuales se recolecta información acerca del hardware y software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre del dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia, mediante el uso de herramientas, por lo cual siempre se solicitara aceptar los términos y condiciones de acuerdo a la política de tratamiento de datos.
10.Vigencia
SMC COLOMBIA SAS cuenta con una política de tratamiento de datos desde el año 2013. Las modificaciones introducidas en esta versión han sido dadas a conocer el 19 de marzo de 2020. Cualquier cambio sustancial en esta política será dada a conocer mediante un anuncio en la página web. www.smc.com.co.
El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un termino distinto
