Was ist die Zielsetzung des Hinweisgebersystems von SMC Deutschland?
Rechtmäßige und verantwortungsvolle Geschäftstätigkeit hat bei SMC Deutschland höchste Priorität. Hinsichtlich von illegalem und unethischem Verhalten gilt eine Null-Toleranz-Politik. Als wesentlicher Bestandteil des Compliance-Management-Systems von SMC Deutschland bildet das Hinweisgebersystem eine vertrauliche Anlauf- und Kontaktstelle für alle Mitarbeitenden sowie Dritte (d.h. Personen außerhalb von SMC Deutschland, wie Zulieferer oder Kunden), die eine eingetretene oder drohende Verletzung von Gesetzen oder der bei SMC Deutschland bzw. in der SMC-Gruppe geltenden Compliance-Grundsätze melden wollen. Die frühzeitige Aufdeckung und Meldung eines Rechtsverstoßes ermöglicht es SMC Deutschland, unverzüglich zu reagieren und Maßnahmen zu ergreifen, um Risiken und Schäden vom Unternehmen, seinen Beschäftigten und der Allgemeinheit abzuwenden. Ihre Unterstützung bei der Identifizierung und Behebung von Verstößen hat eine hohe Bedeutung für SMC Deutschland.
Wer kann welche Verstöße melden?
Beschäftigte von SMC Deutschland sowie Dritte können jede begangene sowie jeden Verdacht einer erkennbar drohenden unternehmensbezogenen Verletzung von Gesetzen oder der bei SMC Deutschland bzw. in der SMC-Gruppe geltenden Compliance-Grundsätze melden. Solche Verletzungen sind zum Beispiel:
- Bestechung und Korruption
- Interessenskonflikte,
- Kartellrechtsverstöße,
- Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
- Diebstahl, Unterschlagung, Betrug oder Untreue,
- Menschenrechtsverstöße (z.B. Kinder- oder Zwangsarbeit),
- Unrechtmäßige Diskriminierung und Belästigungen jeglicher Art, wie z.B. Mobbing, sexuelle Belästigung, oder Gewalt am Arbeitsplatz,
- Verstöße gegen Vorgaben zur Produktsicherheit und -integrität
- Missachtung von Vorgaben im Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes und der Arbeitssicherheit,
- Umweltschutzverstöße,
- Datenschutzverstöße,
- Verstöße gegen Zoll- und Außenhandelsbestimmungen sowie
- Steuervergehen und Verstöße gegen Vorgaben zur Finanzberichterstattung.
Bei Feedback bzw. Beschwerden zu den Produkten oder Dienstleistungen von SMC Deutschland wenden Sie sich bitte an Auftrag/Customer Service Customer Service unter Tel.: +49 (0) 61 03 / 402 – 402, E-Mail: auftrag.de@smc.com.
An wen können Verstöße gemeldet werden?
Zur Gewährleistung geschützter Kommunikationswege und einer unabhängigen Hinweisbearbeitung hat SMC Deutschland eine externe Ombudsstelle bei der Rechtsanwaltssozietät SZA Schilling, Zutt & Anschütz eingerichtet und die externe Rechtsanwältin Dr. Cäcilie Lüneborg zur Ombudsperson und Vertrauensanwältin berufen.
Sie können mit der externen Ombudsstelle sieben Tage die Woche, rund um die Uhr gebührenfrei telefonisch, per E-Mail oder postalisch in Kontakt treten. Sie steht, wenn gewünscht, auch für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.
Kontaktdaten der externen Ombudsstelle:
Dr. Cäcilie Lüneborg
SZA Schilling, Zutt & Anschütz Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Taunusanlage 1
D-60325 Frankfurt am Main
Telefon: +49 (0) 699769601262
E-Mail: Hinweisgeber-SMC@sza.de
Damit Ihre Meldung angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass sie so konkret wie möglich ist. Deswegen ist es hilfreich, wenn Sie da-bei die fünf W-Fragen berücksichtigen:
Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
Wie ist gesichert, dass Hinweisgeber keine Nachteile erleiden?
SMC Deutschland ergreift keinerlei nachteilige Maßnahmen gegen Hinweisgeber, die nach bestem Wissen und Gewissen eine Meldung über das Hinweisgebersystem abgegeben haben, d.h., die zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. SMC Deutschland trägt Sorge dafür, dass die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden, um jegliche Form von Repressalien (einschließlich der Androhung und des Versuchs von Repressalien) gegen derartige Hinweisgeber zu unterbinden.
Bitte beachten Sie, dass wissentlich oder grob fahrlässig falsche Anschuldigungen unter keinen Umständen geduldet werden und disziplinarische, zivil- oder strafrechtliche Maßnahmen nach sich ziehen können. Bitte geben Sie daher aus eigenem Interesse nur Meldungen ab, wenn Sie von deren Richtigkeit überzeugt sind.
Wie werden Anonymität, Vertraulichkeit und Datenschutz gewährleistet?
Hinweise können auf anonymer Basis oder unter Namensnennung erteilt werden. SMC Deutschland respektiert die Anonymität der Hinweisgeber und verpflichtet sich, deren Wahrung sicherzustellen.
Die Ombudsstelle ist gesetzlich verpflichtet, die Identität der Hinweisgeber zu schützen. Die Hinweise werden – soweit rechtlich zulässig – strikt vertraulich behandelt. Die aktuellen Datenschutzvorgaben werden eingehalten. Unsere Datenschutzerklärung finden Sie unter https://www.smc.eu/de-de/datenschutz.
Was geschieht, nachdem Sie einen Hinweis erteilt haben?
Die Ombudsstelle nimmt jeden Hinweis sehr ernst und prüft ihn unverzüglich. So-dann wird über Folgemaßnahmen wie etwa die Einleitung einer internen Untersuchung entschieden. Sofern Sie Ihre Kontaktdaten angeben, erhalten Sie spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Hinweiserteilung eine Eingangsbestätigung und innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung eine begründete Rückmeldung zu den bereits ergriffenen oder noch geplanten Maßnahmen, soweit dies möglich und rechtlich zulässig ist. Bitte beachten Sie, dass bei anonymen Meldungen nicht Ihr Schutz, aber Ihre Informationsrechte eingeschränkt sein können.
Welche Alternativen gibt es?
Gerne nimmt die SMC Corporation als japanische Muttergesellschaft der SMC Deutschland GmbH Ihre Hinweise ebenfalls auf und untersucht sie intern. Sie erreichen die SMC Corporation per E-Mail unter folgender E-Mail-Adresse: wb-confidential@smcjpn.co.jp.
Hinweise, für die das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz gilt, können auch den gesetzlich bestimmten staatlichen Meldestellen übermittelt werden (sog. externe Meldestellen). § 7 Abs. 1 Satz 2 Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass Hinweisgeber in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an die interne Meldestelle – das heißt: die bei SZA Schilling, Zutt & Anschütz eingerichtete Ombudsstelle – bevorzugen sollten.
Weitere Informationen zu den externen Meldestellen finden Sie auf der Homepage des Bundesamts für Justiz unter: https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/ZustaendigkeitderMeldestellen/ZustaendigkeitderMeldestellen_node.html
